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Vous êtes gestionnaire ou responsable d’une entreprise ou dirigeant d’une équipe et vous avez des difficultés à joindre les deux bouts en vous occupant des moindres détails ? Ne vous inquiétez pas, vous n’êtes ni la première, ni la dernière personne à faire face à ce type de contraintes. Pour y remédier, une solution très simple qui a sûrement dû vous effleurer l’esprit peut très bien vous aider à remonter cette pente, et cela, en faisant appel à un service professionnel dans la gestion courante des activités que l’on appelle secrétariat externalisé.
Le rôle de ce type de secrétariat est clair, il s’agit de prendre en charge des choses que vous n’avez ni le temps, ni les compétences suffisantes pour vous en occuper. Vous voulez en savoir plus sur ce sujet ? On vous en dit plus dans cet article !
Que veut-on dire au juste par secrétariat externalisé ?
De plus en plus populaire depuis un certain temps, nombreux sont ceux ayant choisi le secrétariat externalisé comme solution pour remédier à leurs soucis de gestion de tâches et qui ont préféré confier la mission à un prestataire extérieur. Formalités comptables, démarches de recrutement et gestion de paie, tout deviendra de la sorte plus facile et plus rapide à accomplir, ce qui a pour but de booster le rendement de l’activité. Ce n’est pas tout, puisqu’en adoptant ce concept, ces entreprises ont également la chance d’acquérir une certaine visibilité grâce aux nombreux avantages acquis grâce à ce système qui a le vent en poupe en ce moment.
De la sorte, on peut affirmer que la définition qui se rapproche le plus de ce service est la possibilité de confier à un tiers la sous-traitance d’une partie ou de la totalité des activités secondaires et des tâches administratives relevant du poste de secrétaire qui s’en chargera soit sur le site du client, soit à distance selon les besoins de l’entreprise, et cela, dans le respect des règles de confidentialité inhérent à la profession de secrétariat externalisé.
Quelle est l’origine du secrétariat externalisé ?
Extrêmement populaire depuis quelques années, le concept du secrétariat externalisé n’est pas si nouveau que ça dans l’univers des entreprises et de la gestion. En effet, ce service qui est très convoité et qui a beaucoup d’écho en France a été initialement développé dans le domaine de la téléphonie et de la transcription. Ce n’est que plus tard que le secrétariat externalisé s’est répandu dans tous les services de secrétariat relatifs aux tâches pouvant être accomplies par une secrétaire traditionnelle. Cela concerne notamment les tâches administratives qui sont d’ailleurs assez nombreuses et parmi lesquelles on cite :
- L’accueil physique des partenaires, de la clientèle et des associés ;
- répondre aux appels téléphoniques ;
- le suivi de la facturation ;
- la gestion d’agenda et du planning ;
- la gestion et la rédaction du courrier ;
- la rédaction des bases de données ;
- l’organisation des événements ;
- la création des plaquettes commerciales et des supports de communication ;
- l’établissement des devis et des factures.
Pourquoi faire appel à un secrétariat externalisé ?
Avant toute chose, il est nécessaire de préciser que les services d’un secrétariat externalisé sont proposés de manière spécifique à des personnes travaillant au niveau d’entreprises individuelles ou qui sont sous le statut d’auto-entrepreneur avec plusieurs années d’expérience en tant que salariées. De ce fait, on peut affirmer que cette catégorie de professionnels a grandement besoin de l’intervention et des prestations de services d’un secrétariat extérieur pour de multiples raisons pouvant leur faciliter le travail et leur faire réaliser un gain de temps et d’argent incroyable.
Ainsi, si l’entrepreneur ne possède pas les compétences ou le temps suffisants pour réaliser certaines tâches au quotidien qui tournent autour du métier, mais qui n’y font pas vraiment partie, c’est au secrétariat de les réaliser. Cela est également une bonne idée dans la mesure où le gestionnaire n’a pas réellement les moyens financiers ou la volonté de recruter des collaborateurs pouvant se charger de ces tâches plutôt ingrates.
Par ailleurs, le fait de faire appel à ce genre de service peut s’avérer être assez efficace pour faire face à un surcroît de travail temporaire ou pour pallier le remplacement d’un salarié momentanément absent.
Comment choisir un secrétariat externalisé ?
Vous l’aurez compris, le secrétariat externalisé permet de combler les besoins de clients dans des cadres assez différents selon l’activité. Pour être sûr de trouver le meilleur prestataire possible sur le marché qui puisse répondre à tous vos besoins, le mieux serait de faire appel à un professionnel compétent capable de tout résoudre en un rien de temps et pour le meilleur coût possible, notamment dans le cas où ce secteur ne serait pas tout à fait réglementé.
Pour ce faire, le mieux serait de bien lire chaque devis présenté, ainsi que les conditions générales de vente avant de se lancer dans un quelconque type de partenariat. Il ne faut pas non plus hésiter à rencontrer le prestataire choisi avant l’engagement pour avoir votre avis.
