Afin qu’une entreprise puisse fonctionner convenablement, il est nécessaire d’effectuer un suivi de facturation exemplaire et complet. En effet, c’est une démarche importante, permettant à l’entrepreneur d’avoir une gestion efficace des finances de son activité, mais aussi de détenir des liquidités indispensables. Par conséquent, le rôle du suivi de facturation ne peut se faire qu’avec les données concernant la gestion du temps de paiement. Ainsi, ce suivi est nécessaire pour qu’une entreprise puisse fonctionner convenablement. Toutefois, plusieurs chefs d’entreprises ignorent comment s’y prendre pour réussir l’organisation d’un suivi de facturation correct. Dans cet article, on vous explique la démarche à suivre pour réaliser un suivi de facturation convenable.
Comment réussir un suivi de facturation ?
De nombreux entrepreneurs ne voient pas l’importance de la mise en place d’un suivi de facturation, cela est généralement le cas lorsque ce dernier est effectué sans le respect des normes. Face à cela, afin de profiter des nombreux avantages qui découlent de ce suivi, il faudra s’assurer que sa réalisation soit effectuée selon une organisation spécifique. Tout d’abord, le chef d’entreprise devra établir une méthodologie spécifique. Ensuite, il devra s’assurer que la méthodologie sélectionnée soit bien suivie et que chaque acteur accomplisse convenablement sa tâche. Après cela, il faudra fournir à chacun les outils qui conviennent pour que le travail soit accompli dans les meilleures conditions.
Enfin, il faudra avoir une base de données bien fournie et de bonne qualité. Afin d’y parvenir, la meilleure manière est de s’assurer d’un archivage complet, que ce soit pour les événements ou pour les caractéristiques. Pour ce faire, vous pourrez opter pour une gestion d’agenda bien déterminée.
La mise en place d’un suivi de facturation
Pour mettre en place un bon suivi de facturation, il faudra suivre trois étapes principales. Tout d’abord, il faudra indiquer, avec précision, les conditions de règlement et de facturation à travers la rédaction des CGV (Conditions Générales de Vente). Ainsi, le client sera averti des conditions mises en place par la société. De plus, ces dernières sont des preuves potentielles à présenter en cas de litige. Par conséquent, il sera nécessaire d’y indiquer :
- Les conditions de paiement en diverses tranches ;
- le coût des acomptes ainsi que leur nature pour chaque devis signé ;
- les délais de paiement autorisés ;
- les indemnités en cas de retard ;
- l’échéance limite pour le paiement.
Ensuite, pour la deuxième étape, il faudra mettre en place un outil de suivi qui permet une utilisation efficace et directe. En effet, pour que ce dernier puisse être utilisé par tout le personnel, il faut qu’il soit exhaustif, facile à lire, de bonne qualité et avec une mise à jour fréquente. Pour ce faire, vous pouvez avoir recours à un tableau Excel qui permet de réaliser des analyses captivantes. Néanmoins, pour y arriver, il sera nécessaire de faire mention de diverses informations, comme le numéro et la date de la facture, le nom de l’interlocuteur ainsi que celui du client, sans oublier le montant et la date d’échéance de la facture.
Enfin, comme dernière étape, il sera essentiel de faire usage des documents obtenus dans le but de réaliser une réduction des délais de paiement. Pour ce faire, il est possible d’utiliser la balance âgée pour contrôler régulièrement le rapport entre le dossier de suivi et la comptabilité. En effet, ce dernier est un outil comptable de référence qui permet de suivre les créances de chaque client. Ainsi, elle répertorie toutes les factures impayées qui sont classées par ordre chronologique.
Les avantages d’un bon suivi de facturation
De nombreux apports découlent de la réalisation d’un bon suivi de facturation. Tout d’abord, il permet d’avoir un suivi client optimal. En effet, grâce à la libération du capital immobilisé, vous pourrez profiter d’un meilleur pilotage de votre entreprise et de son activité. De plus, il permet d’acquérir diverses données concrètes afin d’assurer la défense de la position de la société. Sans oublier l’avantage d’avoir une vue synthétique des factures en attente de chaque client, ce qui vous permettra de mettre en place les démarches adéquates pour chacun d’eux.
Un suivi de facturation permet aussi à l’entreprise d’avoir une maîtrise optimale du BFR (Besoin en Fonds de Roulement), ainsi que de minimiser considérablement son exposition au risque de défaillance d’un client, car lorsqu’un client procède à des paiements rapides, l’entreprise est moins soumise au risque d’impayés. Enfin, c’est un outil qui permet de réaliser un plan de trésorerie et un prévisionnel concret.
