Même avant l’apparition des outils technologiques actuels et les objets tactiles connectés, l’agenda a toujours fait partie de nos vies. Organisation de rendez-vous, calendrier ou même prise de notes, ce petit calepin nous donne la possibilité de nous organiser et d’avoir toujours à portée de main nos programmes préétablis pour ne rien manquer. Aujourd’hui, l’agenda est devenu un moyen révolutionnaire grâce auquel il devient possible d’accomplir plusieurs tâches différentes, à condition de bien le gérer, surtout quand il est question de le faire dans un cadre professionnel, comme c’est le cas d’ailleurs des secrétaires travaillant pour le compte d’entreprises et de responsables au calendrier bien chargé.
Quelle est l’utilité d’un agenda bien géré ?
Comme vous le savez sans doute déjà, la gestion d’un agenda ne se limite plus à inscrire les différents rendez-vous, mais à bien plus que cela grâce aux différentes techniques de gestion développées au cours des années, ainsi qu’aux différentes utilisations devenues possibles suite aux mises à jour apportées du côté de la technologie.
Ainsi, pour un assistant, l’agenda occupe une place assez importante au quotidien, puisque ce dernier doit être utilisé pour inscrire du contenu discuté en réunion, tout en préparant les documents relatifs à celle-ci. Ce n’est pas tout, car il est également question de réaliser un important gain de temps en calculant la durée des trajets et la planification du temps passé à l’extérieur des rencontres, sans omettre de mentionner la rédaction de courrier et le suivi de la facturation.
On peut, de la sorte, affirmer que les secrétaires sont tenus d’assurer une gestion d’agenda complète et en avoir le plein contrôle chaque jour et en toutes circonstances afin que les actions accomplies dans le cadre du travail soient effectuées de façon impeccable. Cela inclut aussi la création de temps libre, les annulations et les changements d’horaires dont l’assistant doit obligatoirement se charger afin que le patron puisse valider sa disponibilité, assurer sa présence ou prévoir une rencontre.
Comment assurer la gestion efficace d’un agenda ?
La première condition à assurer afin que l’assistant puisse remplir parfaitement toutes ses missions est la bonne gestion de l’agenda qui devra impérativement se faire selon les besoins du gestionnaire.
En effet, avant de commencer le travail, le secrétaire doit demander à son employeur des détails sur la manière dont il a l’habitude de s’organiser et de maintenir son agenda, car comme vous le savez probablement déjà, la bonne gestion repose toujours sur la communication. Cela étant fait, l’assistant sera libre de développer les programmes quotidiens de manière personnelle et de procéder à une gestion qui pourra facilement être modifiée au besoin en cas d’urgence, c’est ce que l’on appelle une gestion efficace de l’agenda.
Une fois tous ces paramètres maîtrisés, le contrôle de l’agenda est plus facile et plus simple, notamment si l’assistant veille à prendre en considération l’horaire biologique du gestionnaire en connaissant les moindres détails à propos de ses habitudes et de ses manières de procéder.
Quelques conseils pratiques relatifs à l’utilisation de l’agenda
Même si cela peut sembler un peu difficile à accomplir au début, l’assistant pourra se retrouver, par la suite, à organiser le programme du gestionnaire de manière plus simple et plus aisée en adoptant quelques astuces qu’il devra découvrir lui-même ou en s’informant en ligne ou auprès de ses collègues. Une fois la routine installée et la méthode de travail maîtrisée, un gain de temps incroyable sera noté, de quoi satisfaire pleinement son patron. Parmi les conseils les plus précieux que l’on pourrait prodiguer dans cette situation-là et pouvant aider l’assistant à mieux gérer l’agenda, voici quelques astuces très efficaces :
- Ne jamais prévoir les rencontres répétitives plus d’un semestre à l’avance ;
- surveiller de près la fréquence des rendez-vous et leurs horaires ;
- ne jamais supprimer les réunions récurrentes afin de ne pas perdre leur trace et veiller plutôt à changer la date de fin de la récurrence ;
- toujours noter les rendez-vous non-confirmés pour les rappeler au gestionnaire plus tard ;
- toujours bien vérifier les rencontres avant et après chaque rendez-vous avant de les ajouter à agenda ;
- ne pas négliger l’importance du code couleur vous permettant d’identifier le moindre événement ;
- tout inscrire sur l’agenda afin de ne pas prendre de risque ;
- chaque entrée sur l’agenda doit être décrite de manière détaillée en y mettant au moins la date, l’heure, le lieu, ainsi qu’un petit résumé de la rencontre.
