Pour n’importe quelle action que vous envisagez d’entreprendre dans votre vie, il vous sera souvent demandé de faire la rédaction d’un courrier. En effet, que ce soit pour la résiliation d’un contrat d’assurance, pour entamer une démarche dans une administration ou encore pour quitter votre location, une lettre officielle vous sera demandée. C’est pourquoi il est important de savoir faire votre rédaction de courrier. Pour vous en dire davantage à ce sujet, nous allons consacrer notre article à la rédaction des courriers.
Les différentes étapes avant la rédaction de n’importe quel courrier
Dans une entreprise, la rédaction des courriers se fait généralement au niveau du secrétariat. Cependant, avant de commencer à écrire, il y a un ensemble d’informations que le ou la chargée de rédaction devrait avoir. Bien que les informations semblent majoritairement être évidentes, il est important de les préparer pour éviter de perdre du temps en cherchant à chaque fois que vous arrivez à la rédaction.
Vous devez donc avoir le nom, l’adresse et le contact du destinataire, mais aussi les vôtres ou ceux de l’entreprise que vous représentez, sans oublier de spécifier le sujet de votre courrier, puisque votre manière d’écrire dépendra principalement de l’objet et de la personne physique ou morale à qui ce dernier est adressé. Cela s’applique à toutes sortes de courriers, que ça soit pour une demande de renseignement, pour une demande d’aide ou pour la résiliation d’un quelconque service.
La rédaction d’un courrier administratif
Pour réussir la rédaction d’un courrier administratif, il est important que toutes les étapes soient respectées. Ces dernières sont :
- Vos différentes informations qui doivent être retracées dans l’en-tête du courrier ;
- le destinataire du courrier ainsi que la date ;
- l’objet principal de votre courrier ;
- la formule de politesse et votre signature.
Quel que soit l’organisme visé par votre courrier, dans l’entête, on doit toujours retrouver votre nom et prénom si vous vous présentez en tant que personne physique, votre raison sociale si vous représentez une personne morale (entreprise, institution, etc.), suivis de votre adresse personnelle ou celle de votre siège social, ainsi que du code postal de votre ville de résidence. Sans oublier votre numéro de téléphone et adresse mail fonctionnelle où on pourra facilement vous contacter. Toutes ces informations doivent être placées dans la partie gauche de votre document. Dans la partie droite de ce dernier, il doit y avoir les mêmes informations, sauf que cette fois-ci, elles appartiendront au destinataire.
Après cela, vient l’objet du courrier, où vous devez spécifier le sujet de votre courrier en ajoutant un numéro de suivi, numéro de contrat ou n’importe quelle autre référence dont vous disposez, pour faciliter la tâche au destinataire.
Une fois l’en-tête rédigé avec soin, il convient de passer à la rédaction du corps du courrier où vous commencerez par vous présenter (vous ou votre société). Ensuite, vous parlerez du problème et de vos doléances. On termine toujours avec une formule de politesse, suivie de la signature, de la date, ainsi que du lieu de l’établissement du courrier.
L’importance de bien rédiger un courrier
Il existe différents types de courriers que l’on peut rédiger chacun selon le besoin, l’institution et la personne à qui il est adressé. Toutefois, quel que soit son type ou sa raison d’être, il est important de savoir le rédiger pour que :
- On vous prenne au sérieux ;
- le message véhiculé soit bien clair chez le destinataire ;
- on prenne la peine de vous lire, de vous comprendre et de vous répondre.
En effet, sachant que le courrier sera reçu seul, il sera votre image vis-à-vis du destinataire. L’impression que vous voulez qu’on ait de vous dépendra donc de votre style d’écriture, de votre manière de rédaction, ainsi que de votre manière de vous exprimer. C’est pourquoi il est important de prendre votre temps, de bien vous renseigner, mais surtout de vous relire, pour éviter toutes sortes d’erreurs d’orthographe ou de conjugaison qui doivent être bannies. N’hésitez pas à donner votre courrier pour une autre relecture par votre collègue ou une autre personne qui a un assez bon niveau pour relever d’éventuelles fautes qui n’ont peut-être pas été remarquées. Si vous travaillez dans une entreprise, vous pouvez vous inspirer d’anciens courriers qui sont généralement dans les archives des documents administratifs.
Pour finir, il est important de savoir bien rédiger votre courrier, que vous représenteriez une personne physique ou morale, pour donner bonne impression et espérer avoir un retour positif par rapport à votre requête.
