Que ce soit à la maison ou dans une entreprise, il est important de toujours avoir une certaine traçabilité de toute décision, accord ou transaction effectuée, et de la garder soigneusement dans un tiroir ou un bureau, pour un éventuel besoin ultérieur. Rassembler l’ensemble de ces documents et les disposer d’une certaine manière dans une salle d’archives par exemple relève généralement de la responsabilité des secrétaires de bureau, suivant certaines étapes. Comment cela peut-il bien se faire et quelle est réellement l’importance de garder des archives ?
En quoi consiste l’archivage des documents ?
Archiver des papiers ou des documents consiste souvent à conserver toutes les informations relatives à une entreprise, à son activité, aux travaux et aux transactions qu’elle a effectuées, durant toute la durée de son existence. Le processus d’archivage peut être défini par la façon dont les documents à archiver sont gérés, tout au long de leur cycle d’existence. De ce fait, archiver des documents est une nécessité pour chaque entreprise qui souhaite conserver une traçabilité de son activité, des informations sur ses performances et leur évolution et enfin, pour être en adéquation avec ce que stipule la loi.
Il existe plusieurs types et formes d’archivage. En effet, ce dernier peut être :
- Un archivage physique.
- Un archivage électronique.
- Un archivage hybride qui combine les 2 formes précédentes.
Pourquoi est-il important de bien archiver ses documents ?
Pour une entreprise en activité, bien archiver et conserver ses documents revient à respecter ses obligations et ses engagements envers ses clients et envers la loi. De ce fait, et avec un bon archivage, l’administration sera en mesure de produire n’importe quel document demandé, lors d’un contrôle ou d’une inspection par exemple. Bien que la tâche d’archivage puisse paraître fastidieuse et très fatigante, elle n’en est pas moins nécessaire. C’est pour cette raison qu’il est primordial de toujours maintenir les documents et l’ensemble des informations récoltés en sécurité, afin d’éviter qu’ils ne soient abîmés, perdus, détruits ou volés.
Garder ses archives au format papier n’est pas toujours suffisant. En effet, il est très facile de perdre ou d’endommager ce dernier. C’est pour cette raison qu’avoir un double archivage est très recommandé.
Cela signifie qu’il est conseillé de garder une version papier et une version numérique de chaque document important et de valeur, afin de couvrir ses arrières en cas de sinistre ou d’éventuel accident qui pourrait mener à la perte de l’un d’eux.
La procédure à suivre pour bien archiver ses documents
Archiver ses documents revient à dire que ces derniers sont mis sous contrôle, selon un système de tri bien précis. De manière générale, les documents qui sont archivés peuvent présenter un risque pour l’entreprise, d’une manière ou une autre, ou alors présenter une plus-value pour l’entreprise et permettre de défendre cette dernière si besoin. Afin de bien archiver l’ensemble de ces documents, l’employé concerné par ce travail doit suivre quelques étapes indispensables.
La première étape consiste à établir un plan d’action et une politique d’archivage bien précise. Cette dernière repose sur un certain nombre de questions posées au préalable, à savoir la quantité d’informations qui doit être archivée, la durée de conservation de ces archives ou encore, la valeur de ces archives par rapport à d’autres. Lors de l’établissement de la politique d’archivage, les critères fiscaux, commerciaux, civils, pénaux, historiques ou comptables doivent obligatoirement être considérés.
La deuxième étape à suivre est définie par la préparation d’une méthode ou d’un plan d’archivage. Cela signifie qu’il est important de rédiger un document montrant les différentes étapes du système d’archive, ainsi que la responsabilité qui incombe à chaque personne incluse dans le processus d’archivage. Différents départements de l’entreprise doivent être consultés avant de pouvoir établir un plan d’archivage, notamment le département juridique et le département d’analyse et de gestion de l’information.
La 3ᵉ étape consiste à commencer le processus d’archivage des documents. Lors de cette étape, veiller à ce que les documents conservés soit de bonne qualité est très important, car étant donné que la période d’archivage peut être assez longue, avoir un document de mauvaise qualité peut conduire à son endommagement ou destruction. Il est également important de suivre une certaine logique d’archivage, celle-ci peut dépendre de l’année de production, des départements ou encore, du degré d’importance du document.
Enfin, la dernière étape à prendre en compte est l’étape de pérennisation. Cela signifie qu’il est important de protéger les documents numériques archivés, en effectuant une migration technologique de données.
