L’entreprise dans le monde du management est définie comme une organisation qui rassemble plusieurs personnes qualifiées. Ces dernières ont pour seul but d’accomplir un objectif fixé au préalable par le sommet de la hiérarchie, celui-ci peut être une quantité de ventes escomptée, l’acquisition de nouvelles parts de marché ou alors la réalisation d’un chiffre d’affaires bien défini. Cependant, la hiérarchie en question est composée de plusieurs services, tous sont coordonnés et spécialisés selon les compétences de chaque employé. Bien que connaître l’ensemble de ces services soit un sujet intéressant à aborder, le secrétariat fera l’objet de notre article. Nous verrons ce que c’est, son enjeu et ses avantages au sein d’une entreprise.
Qu’est-ce que le secrétariat ?
Le nombre d’employés au service secrétariat dépend de la taille et des relations qu’a l’entreprise avec ses différentes parties prenantes. Cela dit, beaucoup ont une vision limitée du métier, mais sachez qu’il existe de différents secrétaires au sein de ce domaine, les voici :
- Le secrétaire de direction ;
- le secrétaire général ;
- le secrétaire d’État.
Chacun de ces secrétaires a ses propres caractéristiques et traite ses propres tâches. En effet, le secrétaire de direction s’occupe des PV ou des comptes rendus d’après réunions, des emplois du temps des différents responsables, du courrier ou des communications téléphoniques. En définitive, il ne réalise, ni plus ni moins, qu’un travail de bureau.
Quant au secrétaire de direction, c’est un peu plus technique. Dans un premier temps, il prend financièrement en charge l’organisation pour laquelle il travaille. D’ailleurs, lorsqu’il est question d’une PME, le secrétaire général occupe le poste de directeur financier. Il peut néanmoins négocier des contrats et les rédiger, superviser le service de comptabilité et aider le service d’un point de vue stratégique. Enfin, il assure le suivi du résultat financier en fin d’exercice. Toutefois, il ne remplacera jamais un comptable.
Le secrétaire de l’État est le plus compliqué de ces métiers, le plus chargé et le plus minutieux. On peut l’appeler secrétaire général du gouvernement et ses missions sont très précises. Ainsi, il assure :
- Les relations gouvernementales avec le ministère et le Parlement ;
- les missions de coordination ;
- les missions de concertation.
Quel est l’enjeu du secrétariat dans une entreprise ?
L’enjeu ou le rôle du secrétariat est, d’une part, de favoriser la relation entre l’entreprise et son environnement extérieur, d’autre part, d’assurer la coordination entre les employés de cette dernière. À côté de ça, il porte et assume plusieurs responsabilités, comme la gestion des différentes informations et des procédures administratives. D’ailleurs, cette démarche lui permet de faire circuler certaines données de manière rapide au sein des services. En définitive, le secrétariat empêche l’excès de formalisations et le chevauchement des emplois du temps de certains responsables.
Par ailleurs, d’un point de vue plus matériel, le secrétariat organise les réunions et certains voyages. En d’autres termes, il organise la vie de tout un service, pour une meilleure gestion du temps. Toutefois, le métier du secrétaire, ne devrait pas être confondu avec celui de l’assistance de direction. Ce dernier est réputé pour avoir une relation étroite avec le supérieur hiérarchique qui l’a engagé et les compétences requises sont bien spécifiques pour avoir ce poste. Il faut être doté d’un esprit de persuasion, d’une facilité d’organisation, d’une certaine flexibilité et d’une grande réactivité.
Les avantages du secrétariat au sein de l’entreprise
Si vous cherchez un travail dans lequel vous serez épanoui avec des horaires de travail flexibles, le métier de secrétaire est ce qu’il vous faut. Cependant, vous serez contraint d’être formé, afin d’avoir les compétences requises. Nous avons résumé l’ensemble des avantages de ce métier en une sélection, la voici :
- Vous serez confronté à avoir des responsabilités ;
- des liens et des interactions cordiales avec les supérieurs hiérarchiques ;
- un métier sans stress si vous êtes organisé ;
- une excellente expérience pour un début de carrière.
Dans un premier temps, vous serez formé pour assurer un maximum de responsabilités, comme mentionné précédemment, ce métier vous habituera alors à surmonter toute forme de challenge et de situation imprévisible. À côté de ça, vous aurez des relations étroites avec votre dirigeant, ce qui vous facilitera la communication avec lui. Enfin, si vous êtes fraîchement diplômé, le métier de secrétaire est parfait pour avoir de la polyvalence et enrichir vos compétences.
