Pour qu’une entreprise puisse fonctionner normalement et avancer dans la réalisation de ses tâches, il est important d’avoir tous les services qui fonctionneront et œuvrent à la réalisation d’un même but qui est celui de la réussite, de la pérennité et de la réalisation de gains pour l’entreprise. Dans cette optique-là, nous vous parlerons des fonctions, ainsi que des différentes formations et compétences pour devenir secrétaire commerciale.
Le métier de secrétaire commerciale
Il est important de comprendre la définition du secrétariat bien avant de vous lancer dans une formation pour ce métier pour que vous puissiez savoir à quoi vous attendre. Toutes les secrétaires accomplissent des tâches administratives, que ce soit la gestion de l’emploi du temps du parton, la réception et l’envoi des courriers, la réception des factures et devis ou l’actualisation des tableaux de vente et de statistiques. Tout cela relève du travail de la secrétaire. Quand on parle de secrétaire commerciale, il faut noter que celle-ci s’occupe de tout l’aspect « commercial », comme pour ce qui est de :
- La réception et le traitement des commandes ;
- la transmission de l’information du client au service concerné ;
- l’information du client sur les dates de livraison ;
- le suivi des dossiers contentieux à chaque fois que le client a un problème.
Ce n’est pas tout, en plus de tout ce que l’on vient de citer, une secrétaire commerciale essaye aussi de maximiser le portefeuille client, en en attirant toujours des nouveaux et en fidélisant les anciens. Elle se charge donc de présenter les produits et services de l’entreprise, de répondre à tous les questionnements et de l’organisation des visites et rendez-vous des clients au sein de l’entreprise. Selon l’entreprise et les tâches confiées à la secrétaire commerciale, cette dernière peut aussi intervenir directement sur les dossiers des clients en les mettant à jour ou en élaborant des offres commerciales.
Les compétences requises pour devenir secrétaire commerciale
Sachant qu’une secrétaire commerciale est la représentante de l’entreprise auprès des clients et des plus grands collaborateurs, il est important de choisir une personne avec une bonne aisance relationnelle, qui sait parler et qui maîtrise les outils informatiques, ainsi que les différents logiciels de gestion commerciale et de bureautique. Sans oublier la maîtrise des techniques de vente, puisque le secrétariat commercial est au cœur des ventes, il faut alors savoir comment ça se passe pour assister les responsables de vente et les commerciaux avec la prise en charge de leurs dossiers. Il existe un autre point très important, on parle de la maîtrise d’une ou deux langues étrangères, notamment l’anglais, si l’entreprise pour laquelle vous postulez vise le marché mondial et compte faire des exportations.
Pur ce qui est de la formation à suivre, il s’agit des 2 bacs : bac pro gestion d’administration et bac des sciences technologiques du management et de la gestion, qui vous ouvriront les portes de ce métier. Cependant, il est clair que si le candidat dispose d’un bac +2 dans le secrétariat ou le commerce, il sera plus privilégié lors des entretiens. Si vous avez des questions quant au salaire d’une secrétaire commerciale, sachez que pour les personnes disposant d’un niveau bac, le salaire commence généralement à partir du Smic, mais plus l’expérience augmente, plus vous aurez un meilleur salaire, surtout si vous donnez satisfaction.
Comment évoluer en tant que secrétaire commerciale ?
Tous les métiers ont leur secret et celui du secrétariat commercial ne fait pas exception. Toutefois, si vous voulez bien évoluer dans ce domaine que vous affectionnez particulièrement, il est important pour vous de vous appliquer et d’apprendre de nouvelles astuces au quotidien. Pour ce faire, n’hésitez pas à acheter des livres ou faire des petites formations qui compléteront votre savoir-faire et ajouteront des compétences à votre CV. De plus, n’hésitez pas à demander conseil aux responsables commerciaux qui travaillent déjà dans l’entreprise depuis longtemps. L’autre point à ne pas négliger est le fait de connaître par cœur l’entreprise que vous représentez, ainsi que les différents produits et services que celle-ci représente, puisque pour expliquer et convaincre les clients, vous devez d’abord l’être vous-même.
Pour conclure, le travail du secrétariat commercial est au cœur des ventes et des relations avec les clients, c’est pourquoi il s’agit d’un service qui est généralement destiné aux personnes qui aiment être en contact avec les autres, qui savent bien parler et qui maîtrisent l’art de la persuasion.
