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Une autorisation de domiciliation est primordiale pour l’inscription d’une personne physique ou morale au Registre de commerce des Sociétés (RCS). Cela dit, l’obtention de ce document diffère selon la forme de domiciliation choisie par le propriétaire de la société. Dans quels cas l’autorisation de domiciliation est-elle obligatoire ? Comment obtenir une autorisation de domiciliation ? Quelles sont les différentes formes d’autorisation de domiciliation ? Quelles sont les causes de refus d’une autorisation de domiciliation ? Vous trouverez toutes les réponses dans cet article.
Dans quels cas l’autorisation de domiciliation est-elle obligatoire ?
Pour l’enregistrement et l‘immatriculation d’une entreprise au niveau du Registre de Commerce des Sociétés, le fondateur doit déclarer une adresse de domiciliation de son business au niveau du Centre de Formalités des Entreprises. Pour cela, le propriétaire doit présenter au CFE une autorisation de domiciliation. Seulement, il faut savoir que ce document est uniquement obligatoire dans les cas mentionnés ci-dessous.
Domiciliation de l’entreprise au niveau du lieu d’habitation
Un chef d’entreprise est tenu de présenter une autorisation de domiciliation s’il souhaite domicilier sa société à l’adresse de son lieu d’habitation dans le cas où en est le propriétaire.
Remarque : dans le cas d’une SARL ou d’une SAS, cette forme de domiciliation est seulement autorisée au président.
Domiciliation d’entreprise dans un bien locatif
En louant un appartement ou un local commercial, le chef d’entreprise doit rédiger une autorisation de domiciliation datée et signée par le propriétaire du lieu.
Remarque : avant la signature du contrat de bail, il est préférable d’obtenir le consentement du propriétaire vis-à-vis de votre volonté d’exploitation du lieu, car celui-ci est en mesure d’annuler l’autorisation de domiciliation dans le cas où il juge que votre activité nuit au voisinage.
Changement d’adresse
À chaque transfert du siège, le chef d’entreprise doit présenter une autorisation de domiciliation comportant la nouvelle adresse.
Comment obtenir une autorisation de domiciliation ?
Que ce soit pour une domiciliation dans un lieu d’habitation ou bien locatif, l’autorisation de domiciliation doit être rédigée par le propriétaire de l’entreprise en suivant un modèle particulier.
Contenu d’une autorisation de domiciliation
L’autorisation de domiciliation prend la forme d’une lettre, celle-ci doit contenir :
- le nom et le prénom du fondateur de la société ;
- le nom et le prénom du propriétaire du lieu d’exercice ;
- l’adresse du lieu de domiciliation de l’entreprise ;
- la forme juridique de la société ainsi que son nom ;
- la signature du bailleur (dans le cas d’un contrat de bail) ;
- la date.
Dans le cas d’une entreprise à action, l’autorisation de domiciliation doit être rédigée et signée par le représentant légal de la société (président du conseil d’administration).
Autres formes d’autorisation de domiciliation
On parle d’autorisation de domiciliation lorsqu’il s’agit de domicilier une entreprise dans un lieu d’habitation ou un bien locatif. Par ailleurs, pour les autres formes de domiciliation, on parle plutôt de contrat ou de convention de mise à disposition des locaux.
Le contrat de domiciliation
Ce document est généralement attribué par les entreprises qui proposent des services de domiciliation. Ceci dit, pour qu’il soit validé par le CFE, le contrat de domiciliation doit comporter les mentions légales suivantes :
- la durée convenue de la domiciliation et du préavis en cas de résiliation ;
- les services assurés par l’entreprise de domiciliation au domicilié ;
- les obligations qui doivent être tenues et respectées par deux parties ;
- le tarif des services et du dépôt de garantie.
Évidemment, en plus de ces clauses, le contrat doit aussi contenir l’identité et la forme juridique du contractant et cocontractant.
Convention de mise à disposition des locaux
La convention de mise à disposition des locaux est sollicitée dans le cas d’une domiciliation dans un espace de coworking ou une pépinière d’entreprise. Ce document est livré par l’établissement en question. Son contenu est identique au contrat de domiciliation.
Important : les contrats de domiciliation et les conventions de mise à disposition des locaux ont une durée de validité limitée. Ils doivent être déclarés au CFE avant la date d’échéance.
Quelles sont les causes d’annulation d’une autorisation de domiciliation ?
L’autorisation de domiciliation peut être contestée dans certains cas. Vous trouverez ci-dessous les raisons principales de ce refus.
Non-respect des règles de copropriété
Dans le cas où l’adresse d’une entreprise est déclarée dans un appartement, sa domiciliation peut être refusée si l’activité exercée dans ce lieu ne respecte pas les règles de copropriété imposées par le conseil syndical de l’immeuble.
Non-conformité de l’activité avec les règles d’urbanisme
Les règles d’urbanisme des communes interdisent la pratique de certaines activités. Dans ce cas, pour éviter le refus de l’attestation de domiciliation, il est préférable de demander d’abord un permis d’activité.
Le contrat de bail
Une mauvaise lecture ou interprétation des clauses du contrat de bail peut provoquer le refus de domiciliation d’une entreprise. En effet, si le contrat comprend une clause d’habitation bourgeoise, le choix d’activité du locataire dans son lieu d’habitation ne se limite qu’aux professions libérales.
